一、企業概況
南車長江車輛有限公司（以下簡稱“長江公司”）是中國南車股份有限公司下屬最大的鐵路貨車研發、制造企業，致力于打造成為國際一流的鐵路貨車產品研發中心、制造基地和出口基地。公司主要從事鐵路貨車產品的研發、制造、維修和服務，年銷售收入近50億元，其中新造貨車11000輛，修理貨車17000輛，出口配件40000噸。
長江公司由原武昌車輛廠、武漢江岸車輛廠、株洲車輛廠、銅陵車輛廠以及戚墅堰機車車輛廠的貨車部分整合而成，2008年開始正式運營，下轄武漢分部，株洲、銅陵、常州分公司。在長江公司整合之初，根據鐵路貨車行業特征，產業環境相對穩定、公司所處行業單一、客戶同質化程度高、各分公司之間業務關聯度高，以及資源集中配置具有顯著規模經濟性等特點，長江公司董事會討論批準了公司采用“操作管控型”的管控模式。
長江公司實施“操作管控型”的管控模式的基本思路是“集中管理、責權利對等”；“適度授權，加強監控”；“公平公正，尊重歷史”。總公司統一戰略規劃、投資和資產管理、市場營銷、產品研發、生產計劃、物資采購、物流配送、資金管理和人力資源管理；各分部和分公司的主要職能是完成公司總部下達的生產計劃、控制產品制造成本、保證產品質量、確保安全生產。
二、集采業務職能劃分
長江公司生產用物料的采購職能部門包括總部生產運營部、總部市場營銷部、分公司（分部，以下統稱分公司）采購供應處（常州分公司包括工藝制造處）。生產用物料的采購有集采、自采兩種方式。產品制造BOM上外購配件和原材料為集采物料，其余物料為自采物料。
集采物料由公司總部生產運營部、市場營銷部編制采購計劃，代表分公司與供應商簽訂采購合同，分公司采購供應處負責集采物料的到貨接收；自采物料由分公司采購供應處編制采購計劃，與供應商簽訂采購合同并負責自采物資到貨接收。
三、采購計劃編制
整合初期采購計劃無論是集采計劃還是自采計劃，都是由物資采購歸口部門計劃員通過手工方式編制（EXCEL），編制完成后通過OA系統報采購計劃主管審核、部門主管領導審批。現有流程下，采購過程中主要存在以下幾個問題：
(1) 采購計劃是手工計劃，對于現有資源、占用量、車間在制等信息不能完全準確、及時地反映到EXCEL表中，采購計劃的準確性存在一定的隱患，容易出現短料和多料。
(2) 采購業務不夠規范，審批流程中權責不對等。
(3) 供應商評價體系不夠健全，分公司對集采物料供應商的控制力低。
(4) 采購合同業務中存在ERP系統采購訂單與紙質采購合同不一致的情況。
為了解決上述問題，長江公司成功應用了集采管理信息系統，業務范圍如下：
(1) 批量生產的新造車、配件、貨修車所需物料的采購計劃編制：計劃員按照生產部門提供的生產計劃（近三個月），根據工藝部門下達的材料消耗定額，考慮庫存、采購在途、車間在制等信息，編制三個月滾動計劃，下一個月計劃作為正式采購計劃。貨修車采購計劃編制時除依據工藝下達的材料消耗定額外，還考慮貨修消耗數據，主要包括更換率、車型百分比等信息。
(2) 試制車的物料采購計劃編制：計劃員根據產品研究所下達的產品特殊材料、配件清單和試制車排產計劃來編制采購計劃。
(3) 進口件采購計劃編制：由市場營銷部綜合管理員根據產品進口件清單和排產信息編制采購計劃。
(4) 緊急采購：由計劃員直接在ERP系統中進行查詢或根據生產車間反饋信息，編制采購計劃。
(5) 戰略采購：由計劃員提出采購需求申請，經過部門領導和公司領導審批后，編制采購計劃。
(6) 機物料等輔助性材料采購計劃編制：計劃員根據車間上報的消耗需求編制采購計劃。
四、采購合同簽訂審批
采購歸口部門主管領導審批通過的采購計劃作為計劃員簽訂合同的依據。
依據公司招標管理規定，對需要招標采購的物資，采購部門通過招標方式確定供應商和采購價格，招標采購不提交財務部門審核。
對不用招標采購的物資，采購部門通過詢價和與供應商洽談，確定供應商和采購價格后，采購計劃員報財務管理部審核采購價格，財務管理部審批通過后，給出價格審批單。采購計劃員編制采購合同，依次提交采購計劃主管、歸口部門主管領導和審計部門審核，審核通過后蓋采購合同章，合同生效。
合同生效后，采購計劃員依據合同在ERP系統中錄入采購訂單，作為系統中采購物資到貨接收的依據。
五、集采實施應用特點
(1) 改變采購計劃編制方式：
新造車（含訂單試制車）、新造配件、貨修車所需外購配件和原材料采購需求通過物料需求計劃MRP生成。
進口件的采購需求、試修車的采購需求、科研車采購需求、戰略采購需求、緊急采購需求采用分類申請、審批方式管理。
機物料等消耗性材料按訂貨點方式管理。
(2) 生產用物資設置采購指導價，采購指導價制定方式有以下兩種：
對于主要物料（指生產常用的、大規模的、關鍵和重要的以及采購成本較高的物料，如型鋼、板材、零部件、焊絲焊條等），財務部門價格管理員根據市場價格波動情況給出采購指導價。
為了減少采購指導價的維護工作量，其他物料暫以計劃價格（計劃價參考不含稅的采購平均價，每年調整一次）乘以系數（系數由財務部門價格管理員給出）作為采購采購指導價，在實際業務過程中維護調整物料的采購指導價。
(3) 規范采購業務，設置不同的合同審批流程，強化各部門職責，并將采購計劃生成采購合同流程納入ERP系統管理，實現采購計劃、紙質采購合同、ERP系統采購訂單之間的一致。采購合同審批模式包括以下四種：
招標采購，按照公司采購業務管理規定，需要進行招標的物料采購。采購計劃員根據招標結果和審核通過的采購計劃編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、部門領導審批。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。
戰略采購，包括根據市場的價格波動進行的以儲備為目的大宗采購、為某些戰略目標而進行的物資采購。采購計劃員確定供應商和價格，依據審核通過后的需求申請編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、采購歸口部門領導審核、公司主管領導審批，如果超過物料指導價，首先報財務管理部審批價格。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。
緊急采購，指在產車缺料、工藝臨時變更等急需物料，正常采購已經不能滿足采購周期而進行的采購活動。采購計劃員依據審核通過的需求申請編制采購合同，報采購計劃主管審核、采購歸口部門領導（正職）審批，審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。
標準采購，除了招標采購、戰略采購、緊急采購外的物料采購。采購計劃員通過詢價和與供應商洽談方式確定供應商和采購價格，依據審核通過的采購計劃編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、部門領導審批，如果超過物料指導價，首先報財務管理部審批價格。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。
(4) 加強供應商管理，設置供應商的準入、退出和評價機制，保證分公司對供應商評估權重，供貨及時、質檢合格率、售后服務等考核指標由各分公司按照實際情況評定，價格考核指標由總部按照實際情況評定。通過供應商管理為提高采購實物質量、保證交貨期、降低采購成本提供保障。（具體方案在供應商系統實施時進行描述）
(5) 總部采購計劃員加強集采物資的跟催，到貨接收時與分公司做好交接直到入庫為止，后續物流由分公司管理，嚴格按照采購業務管理流程執行。
(6) 審計部門在采購指導價格體系制定、采購合同簽訂與執行過程中進行監督，定期對采購部門的合同進行核查、審計和評估。若發現違規行為，公司將按有關規定對相關人員進行嚴肅處理，同時取消相關供應商的供貨資格。
六、集采實施應用總結
(1) 為保證采購計劃編制的準確性和及時性，工藝部門必須及時準確提供完整的制造BOM或特殊采購BOM，生產計劃部門應有準確的排產信息。
(2) 采購計劃員必須每天檢查物料缺件信息，以便盡早發現缺料信息，及時采購，避免因為缺料而停產。
(3) 通過不斷優化生產用物資的批量標準和采購提前期，降低庫存占用。
(4) 審計和財務部門應加強事前控制和事后評估，規范采購管理。
通過實施集采信息管理系統，業務部門能夠及時準確地編制長江公司物資采購計劃，實現以合理的物資儲備和資金占用來滿足企業的生產需要；規范了計劃編制、合同審批流程，加強控制，提高效率；減少了業務人員簡單的事物性工作，有更多時間從事供應鏈管理工作。
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本文標題：規范采購業務，提高經濟效益
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