實施工作流管理的目的是為了業務流程的計算機化或自動化。企業都有著許多既定程序的業務，這時利用工作流自動化，將大大提高效率，提升核心競爭力。另外，工作流技術還可作為OA、ERP等辦公和管理軟件的“基本引擎”，意義非凡。
由于工作流處于不顯眼的系統底層，以致我們對工作流有某種漠視。但新的應用需求將讓我們不得不重新審視工作流及工作流管理系統。
嚴格甄別工作流
在本專題的專家稿中，對工作流以及工作流管理系統有詳細科學的定義，不再贅述。這里只是強調一下工作流的十大特征：圖形化的工作流定義、角色（任務可指派給“角色”或“職能”）、規則、例外處理、監管、測算（產生工作流狀態的報表）、仿真（系統實施前可在單機上測試）、主動性（主動通知、催辦和移交任務）、數據庫連接、文檔附件（可對文檔的流轉進行有效的管理，以支持關鍵流程）。
這十大特征將極大地幫助我們理解分辨何為真正的工作流，因為即使是“工作流管理聯盟”的科學表述，好像也不能完全消除對工作流的某些誤讀。一種普遍的誤解認為，基于消息的群件產品是一種工作流管理方案。事實上，這是不完全的。基于消息的群件產品都具有工作流的概念，但并非完備的工作流管理系統。
如果我們套用工作流的十大特征，將會辨清群件產品只是在“文檔附件”方面具備工作流的特性，難以完全滿足業務流程的自動化預測、監管等。
對于工作流還有一種常見的分類，即分為“使能型工作流”、“引擎型工作流”、“特定應用工作流”和“通用工作流”。其中“使能型工作流”本質上不屬于工作流產品，但可通過增加邏輯和編碼，建立工作流解決方案；“引擎型工作流”則可與其他系統結合，是當前研究的重點。正是從這個分類出發，也有人稱群件產品為“使能型工作流”，或者“單純的文檔型工作流”。
正視工作流的應用地位
工作流的使用非常廣泛，舉凡有業務流程的地方都可以應用工作流技術或工作流管理系統。事實上，工作流技術與管理軟件、OA軟件是天然的聯盟，就是在一些特殊應用中，比如質量管理對應流程、產品數據信息管理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單手工流轉完成的任務均可應用工作流產品。
在管理軟件、OA兩大類軟件的發展過程中，工作流更是它們發展的重要標志。有專家把OA分為三個發展階段，即單機辦公、網絡協作和知識管理。其中的第二個階段正是利用了工作流的概念和技術作為其一大基礎架構。再看ERP，從“面向事務處理”到“可重構的ERP平臺”、從傳統ERP到與BPR的結合，這些事關ERP的下一代發展問題莫不與工作流掛上了鉤。
但一段時間以來，工作流沒有作為一個關鍵領域進入健康的“市場化”。其主要表現就是工作流技術及產品的龐雜。幾乎每個管理軟件和辦公軟件廠商都要接觸工作流，也都會弄一套自己的工作流標準和底層架構。如果用戶叫好，也許市場上便又多出了一種“先進的工作流產品”。看到這，開發商可能會喊屈：市場上沒有標準規范的工作流產品呀！這真是一個惡性循環的怪圈。
這種狀況對用戶的消極影響也是明顯的。正因為處于應用系統底層的工作流“不顯山，不露水”，造成了用戶對工作流的不夠重視，輕則埋下用戶今后IT系統應用集成的隱患，重則造成整體應用的失敗。ERP是這方面一個很好的例子。
為什么說是“人適應ERP，而非ERP適應人”，為什么說“ERP實施的成功率只有20%”？這些問題的答案涉及面非常廣，但從技術上看，傳統ERP沒有充分利用工作流技術也是一大因素。如果只是從一些具體事務出發設計功能模塊，那么事務列舉再多、功能再豐富，也無法滿足多數用戶的個性需求。何況以“事務”為工作處理的主線，根本沒有真正實現人-機的交互。相反，工作流管理系統是一個真正的“人-機”系統，用戶作為系統中的基本角色，是直接的任務分派對象，可以直接看到電腦針對自己列出的“任務清單”，跟蹤每一項任務的狀態，或繼續一項任務，而不必從一個功能模塊退出，進入另一個功能模塊，搜索相應任務的線索。所以有一種說法認為，工作流管理系統給管理軟件帶來的變化是極其強烈的，甚至可以形容為用戶“夢想”的實現。
當然，事情好的一面是，各方面已開始重視對工作流技術的研究，更重視它與其他系統結合應用的研究。如果有一天，用戶拿著工作流的十大特征檢驗自己的ERP系統，那么工作流就大有一顯身手的希望了！這也是我們做這一專題的最大心愿。
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本文標題：還工作流管理一個說法
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