說到ERP，特別是說到國外的ERP軟件，總是會說到其中的管理思想。有趣的是，有兩種截然不同的觀點：一說有先進的管理思想，應該采用拿來主義，大力推廣；二說其實沒有什么管理思想，不一定適合中國國情。這可是讓很多人糊涂了，ERP中到底有沒有管理思想呢？當然是有的。為什么會出現如此鮮明對立的觀點呢？我想主要原因是管理思想看不見摸不著，到底是什么東西不為一般人所知，才會有所誤解。下面就從幾個不同的方面來說明ERP中的管理思想的具體表現，

    （一）銷售發票生成的方法

    很多人認為開發票是一件簡單的工作，看起來不會有什么管理思想，其實不然，其中大有學問。先來看看一個場景：“我的客戶要求每月發貨匯總開一張發票”。這種情況是不是經常出現？在我訪問過的企業中是很常見的，我相信大家對此也有同感，但是在ERP中應該如何處理呢？下面我假設了某月為某客戶發貨的數據如下：
    

    從上面的數據可以看出，某客戶某月有四個訂單，六次發貨，應該開幾張發票呢？是不是按照客戶要求匯總開一張就可以了？按照ERP的管理思想，應該是開六張發票，即每次發貨都開一張發票。這個回答是不是有些令人吃驚？我就看見許多人吃驚了，然后就開始指責國外ERP軟件不適應中國國情。這就是一個不適合中國國情的例證，我們來看看這個例證是否成立。

    正方發言：
    客戶的要求確實是合理的，開六張發票多麻煩呀，開票方數據處理和業務操作從一次變為六次，客戶也要處理六張發票，這樣做法是絕對不合理的。
    讀到這里多數讀者也會點頭同意，但是且慢，聽完反方發言后再想想。

    反方發言：
    從表面看“六”大于“一”，實際上卻是“一”大于“六”，即匯總開一張發票的數據處理和業務操作比開六張發票多，而且對于交易雙方都是如此。理由如下。
    首先，對開票方而言，打印六張發票的時間比打印一張發票的時間長，這是事實。但是在完成發票的處理的整個流程中，打印占的時間并不多，更多的時間是在確認應該打印什么發票和打印的內容。ERP系統會根據發貨自動產生六張發票，每次發貨自動對應一張發票，并不需要花費額外的時間進行六次發貨和發票的核對確認。而匯總開一張發票必然要進行相應的確認，以確保沒有遺漏。所以開票方的處理時間不會增加。
    第二，從客戶的財務部門進行應付款處理角度來看，有六次發貨，客戶就有六次收貨。收到六張發票，一一對應，很容易進行核對，處理時間與只收到一張發票相比，并不會增加。
    第三，如果客戶出現收貨與發票不一致情況，六張發票由于與發貨一一對應，交易雙方的對帳和發現問題所在就十分容易。如果只有一張匯總發票，對帳時還是需要明細清單進行仔細核對才能確定，這是十分費時費力的。很多做財務工作的讀者多少都遇到過對帳的痛苦，想一想是不是這樣？

    總結：每次發貨打印一張發票比匯總一張發票更合理。
    我的觀點是什么？當然是支持反方。有些讀者可能還不能理解接受，有些做咨詢顧問的同仁可能會說：“我也明白這個道理，可是怎樣讓用戶接受呢？”我建議在ERP實施過程中顧問可以安排一個演習，安排兩組人分別扮演交易雙方，兩組人在兩個房間，不能見面，通過電話和傳真聯系。準備一些發貨和發票的數據，數據中要包括出錯的情況。參加者要盡可能按照實際情況進行操作，記錄處理時間和往來交流的時間。事實最有說服力，能證明為什么每次發貨打印一張發票更合理。
    實際業務過程中，為什么客戶會提出這樣的要求呢？有一些客戶其產品特性是按月匯總開發票更為合理，如大家熟悉的水電氣、電話等，對于這類客戶ERP中有特定功能進行處理，但是需要注意的是絕大多數工業品不應該是這樣的，不能混為一談。我發現提出這樣要求的客戶要么沒有ERP，他們往往是僅通過感覺來提出要求的，需要對他們做一些解釋工作；要么就是把按月結算開發票和按月匯總付款混在一起，ERP中是有發票按月計算帳齡和匯總付款的功能的。所以說可以向客戶解釋清楚為什么每次發貨打印一張發票更合理。
    有人會說，最好在ERP系統中存在多種產生發票的方式或由用戶自行定義如何產生。當然，這是一種解決方法，但是我不認為是最好的解決方法，因為很多時候，對用戶而言有多種可選擇的方式并不是最好的，為什么呢？我在以后會談到原因。
    下面根據采購入庫業務中的實例來談談ERP中的管理思想。

     （二）采購入庫異常情況處理

    前一陣子，從論壇上看到討論采購入庫流程，許多人積極發言，討論在系統中如何定義采購入庫的流程。但是我發現更多的討論集中在技術層面，沒有在管理層面。正常情況下，采購訂單中指定的物料，按照需求時間、數量到達倉庫，庫管人員核對后接受入庫，過程中需要打印什么入庫單、驗收單等等，是一式幾聯等等，沒有什么需要過多討論的。我把著眼點放在哪些是合理流程這個問題上。一個合理的流程不僅僅可以完成正常情況下的業務處理，更重要的是能夠對異常情況進行控制和標識，使得相關管理人員可以獲得及時和完整的信息，以便進行相應的處理，同時這個流程應該是簡單的。在ERP系統中定義的流程應該實現這樣的目標。如果出現了異常情況該怎么辦？下面通過兩個實例來談談在ERP系統中如何定義采購入庫流程。

    實例1：入庫時發現某物料到貨數量大于訂單訂貨數量。這種情況應該說是常見的，每個企業肯定都會碰到，在ERP系統中處理流程應該如何？下面列出兩種常見的處理流程：
    在ERP系統中按訂單訂貨數量入庫；超出部分不在系統中進行入庫，放在特定位置，通知采購員。
    在ERP系統中按到貨數量入庫，其中超出訂單訂貨數量部分放在封存庫位，暫時不能領用，通知采購員。

    哪種方法更合理呢？
    在回答這個問題前先說一個我經歷的真實故事。有些ERP軟件標準功能可以設置入庫數量不得大于訂貨數量，否則多出部分不接受；有些ERP軟件標準功能不作限制，但是可以通過簡單的二次開發實現這樣的功能。我的一家客戶就提出要求做這樣的限制，要求出自財務總監。從創收角度，我報價，客戶付錢，作些二次開發，兩全其美；從管理流程角度，我建議這樣的限制沒有必要。為什么呢？
    ERP系統是一個信息管理系統，其中所記錄的信息必須與實際情況相符。如果實際情況是送貨車輛必須等待庫管人員核對完方可離開，庫管人員發現到貨數量大于訂貨數量的同時，立即原車退回的話，ERP軟件中設置入庫數量限制就是合理的。但是大多數情況下不可能是這樣的。通常庫管人員只是核對諸如托盤數，毛重，有無外包裝損壞等情況，無異常即簽收，送貨車輛即可離去。然后才會進行詳細的清點和檢驗。這時發現數量多了，如果接受數量有限制，則超過部分就不會在ERP系統中有記錄，也就是說ERP系統不能標識和管理這種異常情況，其他人員也不能通過ERP系統獲得相關的信息并進行相關處理。這樣就需要存在一個ERP外的系統（如Excel表格）來對這部分數量進行管理，很明顯不是一個合理的方法。所以我建議做這樣的限制沒有必要。
    現在可以來回答哪種方法更合理這個問題了。答案很簡單，首先要看實際操作流程如何，對其進行優化，讓它更合理，然后要在ERP系統中能實現實際操作流程就可以了。

    實例2：入庫時發現供應商裝箱單與采購訂單相符，但是與實際物品不符。
    有了實例1的基礎，來看實例2就簡單了，供應商一定是裝錯物品了。較合理的流程大致可能是這樣的：不管怎樣先在ERP中接受入庫再說，當然是入到封存庫位，不可以被生產線領用。然后由相關人員確定實際物品到底是什么，公司是否需要這個物料，如果不需要，再進行退貨操作即可。有人會問為什么要在ERP中做入庫然后在退貨，這樣不麻煩嗎？有的讀者把整個業務流程連貫起來想就會說這樣做不麻煩，因為實際操作就是先入庫再退貨，不在ERP中做也要在一個什么其他的系統或單據中記錄，在ERP中做記錄的好處是將來產生供應商績效數據時對于這類錯誤有了統計，反之則要人工進行統計分析。同時對于庫管人員而言，正常情況下在ERP中會進行入庫、退庫操作，異常情況下也要進行入庫、退庫操作，只是庫位不同，這樣的流程比正常情況下要在ERP中進行入庫操作，異常情況下入庫要填寫某個表格單據，退庫填寫另一種表格單據要簡單的多。另外對于財務人員處理應付款業務也有好處，想象一下供應商負責應收的會計打電話來問為什么沒有付款時，財務人員就會發現有這樣的記錄是多么方便，反之要耗費多少人工來進行信息的查找和交流？所以說定義一個合理流程要考慮多個方面，簡單有效就是合理的。
    有沒有更合理的流程可以防止這類異常情況出現或者使得異常情況處理更有效？答案當然是有的，精益生產思想給了我們新的思路和方法，我在以后的文章會介紹到這些內容。

    （作者簡介：陸炳揮 管理學碩士、計算機學士。自從1995年開始實施ERP系統，1997年加入EDS擔任實施顧問，現任四班華東地區實施部經理，先后負責上百個ERP項目的實施。對ERP的管理精髓、精益生產管理思想方面具有及深刻的研究和豐富的經驗。）

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本文標題：談談ERP中的管理思想

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